KSeF od 2026 roku – co zmienia się dla przedsiębiorców?

Jednak już niedługo wszystko się zmieni – od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Polska mogła wprowadzić ten obowiązek dzięki specjalnemu zezwoleniu od Unii Europejskiej, tzw. decyzji derogacyjnej, która umożliwia krajowe wdrożenie tego rozwiązania.

Harmonogram obowiązkowego korzystania z KSeF:

• Od 1 lutego 2026 r. — obowiązek obejmie największe firmy, czyli te, które w 2024 roku osiągną przychody powyżej 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. — system stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych podatników.

Co to oznacza w praktyce?

Przejście na obowiązkowe korzystanie z KSeF to nie tylko zmiana formy fakturowania, ale też konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych. Nowe regulacje wprowadzają też ważne zmiany dotyczące dat wystawiania faktur. Kluczowa jest teraz data przesłania faktury do KSeF, a nie moment jej wygenerowania w programie księgowym. Może to spowodować sytuacje, gdy na fakturze będą widoczne dwie różne daty — jednak dla celów podatkowych obowiązuje właśnie ta, kiedy faktura trafi do systemu.

Dodatkowo, w KSeF każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny, widoczny w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO). Numer ten różni się od standardowego numeru nadawanego przez program księgowy i służy do identyfikacji faktury w systemie.

Wyzwania przed przedsiębiorcami

Choć ramy wdrożenia KSeF są jasno określone, nadal pozostaje kilka pytań, zwłaszcza w zakresie obsługi faktur zagranicznych. Przykładowo, dyskutowana jest możliwość ręcznego wprowadzania niektórych dokumentów do systemu.

Ponadto, wdrożenie KSeF wymaga modernizacji oprogramowania księgowego. Na szczęście producenci systemów, tacy jak Comarch ERP Optima, już przygotowują użytkowników na tę zmianę, oferując testowe funkcje związane z wysyłką faktur do KSeF. Regularne aktualizacje gwarantują, że oprogramowanie będzie zgodne z obowiązującymi przepisami, co pomaga firmom sprawnie przejść na nowe zasady.

Podsumowanie

Obowiązkowy KSeF to krok ku cyfryzacji i uproszczeniu rozliczeń podatkowych, ale wymaga od przedsiębiorców dostosowania się do nowych procedur i technologii. Warto rozpocząć przygotowania już dziś, aby od 2026 roku sprawnie działać w nowym systemie i uniknąć problemów z dokumentacją. Korzystając z nowoczesnych rozwiązań i wspierając się odpowiednim oprogramowaniem, możesz z łatwością przejść przez tę transformację.